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La commune d’Oldental dispose d’une dizaine d’ordinateurs qui sont utilisés par les agents des différents domaines de la commune. Les responsables de chaque domaine fixent les droits d’accès aux données stockées dans l’application Gesum et sur le serveur de fichiers. L’administration des ordinateurs est effectuée par Jean-Philippe Woller et par la société KA qui travaille en sous-traitance pour le SAGA.
Les technologies mises en œuvre par la commune sont multiples. Le SAGA, avec la société KA a équipé plusieurs bureaux de la commune avec des ordinateurs personnels. Sur chacun de ces ordinateurs, l'application Gesum est installée et sert d'outil principal de gestion pour la commune. Le SAGA a aussi installé sur chaque ordinateur un outil bureautique standard. Il a été demandé aux agents de stocker tous les documents produits avec cet outil bureautique sur le serveur de fichiers.
Tous les ordinateurs sont reliés via un hub à plusieurs serveurs. Les agents de la commune peuvent ainsi accéder au serveur de fichiers, au serveur Web, et bien sur à Internet. Sur le serveur de fichiers, tous les agents stockent les documents produits dans différents répertoires. Les responsables de domaines ont attribué à chaque agent un répertoire personnel et lui ont donné accès au répertoire du domaine. Ainsi, tous les documents sont conservés sur le serveur et aucune information critique n'est stockée sur l'ordinateur de l'agent.
Les différents responsables de domaines fixent les droits d’accès des agents sur les répertoires du serveur de fichiers et la société KA ou Jean-Philippe Woller s’occupent de l’administration des droits d’accès aux ordinateurs et aux différents répertoires du serveur de fichiers.
Les agents de la commune ont aussi la possibilité de communiquer via courrier électronique. Cependant, les correspondances avec les administrés ainsi que les correspondances commerciales sont effectuées via le courrier traditionnel. Ceci a été décidé par le collège échevinal lors d’une journée d’information ou les agents du SAGA ont sensibilisé les communes aux risques inhérents aux courriers électroniques. Seule la signature électronique et le chiffrement pourront rendre cet outil de communication sûr.
La commune d’Oldental a une très bonne renommée auprès de ses administrés. Elle tente toujours de garder les chemins administratifs aussi courts que possible et fait de son mieux pour offrir un service de qualité à sa "clientèle". Pour garder un haut niveau de qualité des services de la commune, le collège échevinal a investi dans une infrastructure informatique adéquate. A ce titre, la disponibilité des données, applications et ordinateurs est importante, cependant certaines menaces mettent en péril cette disponibilité.
Pour contrer la première menace, le collège échevinal, conseillé par le SAGA et Monsieur Woller, a distingué les pannes physiques sur les ordinateurs et les serveurs. Une telle panne peut mettre en question le professionnalisme des agents de la commune. Mises à part les pannes de matériel, c'est bien entendu la destruction volontaire ou involontaire de matériel informatique qui préoccupe le collège échevinal. Toutefois, rien ne peut être aussi grave que la perte de données ou la perte de confidentialité des dossiers traités.
Le collège échevinal est par ailleurs conscient que des menaces comme les vers, virus et chevaux de Troie peuvent mettre en péril le système informatique de la commune. Ces menaces sont réellement à prendre au sérieux puisqu’elles peuvent porter atteinte à la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données traitées. Ces codes malicieux peuvent entrer dans le réseau de la commune par Internet ou par des supports de données que les administrés envoient à la commune ou des supports de données privés que les agents de la commune utilisent au bureau.
Toutes ces menaces peuvent gravement nuire à la renommée des services de la commune. En effet, la perte de la confidentialité ou la perte de l’intégrité des dossiers traités ainsi que la perte de données sont des incidents informatiques majeurs pour tout organisme, et de ce fait pour toute administration publique.
Pour prévenir les menaces physiques, la commune d’Oldental a regroupé les serveurs dans un local spécifique. Certes, l’accès n’en est pas encore très bien sécurisé mais des améliorations potentielles sont discutées au sein du collège échevinal. La commune a par ailleurs signé un contrat de maintenance avec le SAGA et la société KA afin de pouvoir moderniser régulièrement son parc informatique. Le contrat de maintenance prévoit également des actions curatives lorsqu’un des serveurs ou un des ordinateurs est endommagé. Enfin, la commune a investi dans la formation de ses agents dans le but de réduire les fautes de manipulation et de prévenir les risques informatiques en général.
Le SAGA a installé sur chaque ordinateur un logiciel antivirus qui aide à détecter des codes malicieux, qu’ils proviennent d’Internet ou d'un support de données inséré dans un des ordinateurs. Les logiciels anti-virus sont constamment mis à jour via le serveur. Le même serveur s’occupe aussi du déploiement des mises à jour du système d’exploitation et des logiciels bureautiques.
La commune dispose également d’un firewall qui filtre toutes les communications avec le réseau externe ou avec la DMZ.
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