|
Avant d'envoyer des fichiers Microsoft Office Word 2003, Excel 2003, Powerpoint 2003 (sur le Web, par courrier électronique ou sur supports électroniques tels CDs ou DVDs), soyez conscient qu’ils peuvent contenir des informations que vous ne souhaitez pas nécessairement diffuser (voir notre dossier Fuites d'informations sensibles en utilisant Microsoft Office).
En effet, des informations autres que les versions finales sont stockées dans les documents Office. Cela est dû aux fonctionnalités de collaboration, telles que les différentes versions du document, les changements faits au document, les différents intervenants, les suivis de modifications et les commentaires, etc.
En outre, des informations autres que celles liées aux fonctionnalités de collaboration sont aussi stockées dans le document : les métadonnées. On y trouve des informations comme le nom et la société de l’auteur du document, la date de la dernière mise à jour, l’horodatage de la création du document, donc des informations, qui dans certains cas devraient rester confidentiels.
Vu le nombre d’informations qui sont stockées dans les documents Office, dépassant de loin le contenu qu'on pense envoyer, il convient de prévenir ce grand risque de fuite de données confidentielles.
Pour cela, vous pouvez :
-
soit convertir les documents office en documents PDF (des outils gratuits existent tels que PDFCreator)
-
soit utiliser un outil Microsoft vous permettant de supprimer définitivement les métadonnées et les données de collaboration, dans des fichiers Word 2003/XP, Excel 2003/XP et PowerPoint 2003/XP. Vous pouvez vous aider du guide d’utilisation détaillé disponible sur le site de Microsoft : Complément de suppression des métadonnées de Office 2003/XP
|
